Entender sobre integração de processos é um importante diferencial para promover a eficiência e eficácia dos fluxos de trabalho, otimizar processos e aumentar a produtividade.
Além disso, facilita a comunicação e auxilia no processo de tomada de decisão a partir da disponibilização de informações de qualidade.
Atualmente o mercado está repleto de sistemas e ferramentas tecnológicas que auxiliam na integração de processos automatizando e otimizando atividades e fluxos empresariais.
Os ERPs (sistemas de gestão integrados) e os BPMSs (sistemas de gerenciamento de processos) são as principais soluções para endereçar a integração dos processos empresariais.
Veja aqui a importância da integração de processos e como você pode reestruturar a dinâmica da empresa a partir de um sistema unificado. Aproveite e tenha uma boa leitura!
O que é integração de processos?
A integração de processos é a prática de sincronizar, integrar e centralizar as informações, atividades e fluxos operacionais das empresas em um mesmo sistema.
Por meio dessa integração, a gestão dos processos torna-se mais simples conseguindo a empresa responder de forma mais ágil à mudanças, facilitando a comunicação e colaboração entre os colaboradores e possibilitando melhorias na qualidade dos produtos e serviços oferecidos ao mercado e, consequentemente, aumento da competitividade.
Muitas empresas têm dificuldades operacionais e muitos retrabalhos por ausência e/ou carência na integração de processos, o que prejudica a produtividade e gestão das equipes e falta de gestão da sua equipe. Logo, os primeiros passos são:
- 1) Mapear os processos existentes
- 2) Identificar a relação e pontos de interface entre eles
- 3) Definir requisitos, especificações e pontos de medição.
Veja algumas vantagens de se adotar sistemas de processos integrados:
- Organização;
- Padronização;
- Automação de processos;
- Armazenamento de dados;
- Aumento de produtividade;
- Comunicação facilitada
Qual a importância da integração de processos para se destacar no mercado?
O mercado atual está extremamente exigente e competitivo, fazendo com que os serviços e canais de atendimento tenham de demonstrar agilidade e facilidade para endereçar a demanda dos consumidores.
Portanto, quem deseja se destacar precisa identificar constantemente quais são as novidades e práticas que vão otimizar os procedimentos internos e trazer mais inovação e produtividade.
As discussões sobre o futuro do trabalho apontam que tecnologia, agilidade e bom relacionamento entre pessoas serão diferenciais importantes.
Além disso, a integração dos processos é fundamental para suportar o crescimento dos negócios permitindo escalabilidade, manutenção da qualidade de atendimento aos clientes internos e externos e sustentabilidade das operações.
É neste cenário que um bom sistema de integração de processos fará toda a diferença. Ele irá organizar as suas informações e dados empresariais e dos clientes de forma integrada e centralizada, facilitando a gestão, a tomada de decisão e a comunicação entre todos da organização.
Sendo assim, adotar a integração não é apenas uma opção, mas uma postura que caminha para as novas demandas de mercado, pautadas pelo uso de facilidades digitais e de comunicação.
7 Dicas para integrar os processos da sua empresa
Veja aqui dicas valiosas para conseguir planejar a integração dos processos da sua equipe com organização e boa comunicação. Aproveite e aplique agora mesmo na sua organização.
1 – Faça um planejamento de reestruturação
O primeiro passo para adotar a integração de processos é observar a rotina atual para identificar as práticas, processos existentes e sistemas mais utilizados. Assim, será possível discutir a melhor forma para planejar o fluxo de atividades da empresa.
Além disso, a transição para o sistema integrado deve ser feito progressivamente após planejamento e discussão da gestão, colaboradores e demais responsáveis.
2 – Escolha a melhor solução tecnológica
Depois do mapeamento dos processos e da identificação dos pontos de integração, , será o momento de pesquisar no mercado a ferramenta mais adequada para a empresa sendo as mais conhecidas: (i) ERPs (Enterprise Resource Planning) – softwares de sistemas integrados de gestão empresarial e (ii) BPMSs (Business Process Management Systems) – sistemas que automatizam o gerenciamento de processos (do mapeamento e modelagem até o monitoramento do desempenho e da otimização desses processos).
Aqui, é o momento de interligar as equipes e todos os dados da empresa. Sabemos que cada departamento tem a sua própria função e fluxo de trabalho, mas uma boa ferramenta consegue integrar as informações, aumentar a produtividade e contribuir para as decisões dos negócios.
3 – Padronize os procedimentos
Outro passo essencial para a organização da produção é definir claramente quais são as etapas e procedimentos da empresa.
É importante que todos opinem e se comprometam a seguir o que for estabelecido, assim como quais são as informações que não podem faltar na integração de processos.
Ao considerar esta prática, a empresa consegue gerar relatórios mais confiáveis que trarão análises importantes para a tomada de decisão de todos.
Outra atividade que será favorecida com a padronização será o armazenamento e coleta de dados, trazendo mais segurança e organização às informações que são compartilhadas, assim como aos dados dos clientes e leads.
4 – Capacite os colaboradores
Uma equipe capacitada conseguirá migrar para o novo sistema com mais facilidade e eficiência.
Assim, é preciso oferecer treinamentos e outros documentos que possam esclarecer as dúvidas sobre a nova rotina de trabalho, já que esse novo modelo de trabalho do mercado exige equipes capacitadas e motivadas que tenham boas relações com a gestão.
5 – Invista em automação
Atualmente, a tecnologia já é um elemento essencial para oferecer serviços. Ela funciona como uma aliada das pessoas, facilitando o trabalho e diminuindo o tempo de produção.
Por isso, é necessário identificar quais equipamentos e ferramentas tecnológicas podem oferecer automação na sua área.
6 – Tenha um canal de comunicação
Todo o investimento em organização só trará resultados se a empresa também se propor a escutar as equipes. Assim, será possível estabelecer combinados e encontrar procedimentos mais eficientes e que correspondam à realidade dos colaboradores.
A comunicação pode ser feita por meio do próprio sistema de integração ou por outro canal, como e-mail ou aplicativos de mensagens corporativas. O objeto é propor um espaço seguro de diálogo e troca entre gestão, líderes e colaboradores.
7 – Adote ferramentas tecnológicas
Por último, é importante acompanhar as novas tecnologias do mercado para manter a integração de processos atual e eficiente.
É uma forma de conhecer os novos equipamentos tecnológicos e ferramentas digitais que podem otimizar ainda mais as atividades dos colaboradores.
Não é preciso adotar um novo sistema de integração, mas disponibilizar tecnologias que melhorem a integração de processos escolhida.
Gostou das dicas? Então agora é hora de colocá-las em prática. Muito sucesso para você!
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Por Cristiano Mattos, Diretor de Compras no CSC Algar
